Niestety należę do ludzi, którzy mają duży problem z natychmiastowym feedbackiem. Notorycznie zapominam odpisywać na e-maile i na SMSy, mam również problemy z oddzwanianiem. Czasem zdarza mi się zignorować rozmowę ot tak, bo nie mam ochoty albo warunków, żeby swobodnie porozmawiać. Wszyscy znajomi o tym wiedzą, dlatego dzwonią do skutku. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że to jest niewłaściwe, ale nawet jeśli staram się nad tym pracować, zawsze wraca moment, kiedy spiętrzają mi się dziesiątki wiadomości/e-maile/posty.
INBOX ZERO, to bardzo restrykcyjny sposób zarządzania swoją skrzynką odbiorczą. Gdybyśmy spojrzeli na naszą skrzynkę e-mail jak na normalną skrzynkę pocztową, to aż strach! Błyskawicznie by się przepełniła, wiadomości by się nawarstwiały, listonosz musiał by nowe wpychać na siłę, a w odmętach ulotek i reklam, ginęłyby rachunki i listy. Dlatego ważne, żeby trzymać porządek w naszym wirtualnym półświatku. Jeśli nasza skrzynka jest związana z pracą, to często świadomość wiadomości pozostającej w naszej skrzynce, spowalnia naszą pracę. Wciąż o niej myślimy i za bardzo nie wiemy jak postąpić z zalegającą w skrzynce wiadomością... moim największym wrogiem są newslettery, do których chętnie się zapisuję, pełna nadziei, że wiadomości o nowych promocjach, produktach, informacjach, będą wzbogacały moje życie. O ja naiwna! Po kilku miesiącach nie potrafię wyjaśnić sobie samej dlaczego w ogóle się do danej subskrypcji zapisałam, a co gorsze - czasami bardzo trudno takową anulować.
Dzięki temu co kilka miesięcy czeka mnie odgruzowywanie skrzynki e-mail, na które tracę bardzo dużo czasu. Nie chcę tego robić, bo jak loguję się na moje konto, straszy mnie komunikat: masz 200 nieodebranych wiadomości. I od razu wzbiera we mnie frustracja na te wszystkie śmieci, które piętrzą mi się przed oczyma. Potem w czeluściach tego dziadostwa muszę znaleźć e-maile związane z pracą, z dodatkowymi aktywnościami, z życiem prywatnym... czuję się jak w lesie w poszukiwaniu grzybów.
Dzięki temu co kilka miesięcy czeka mnie odgruzowywanie skrzynki e-mail, na które tracę bardzo dużo czasu. Nie chcę tego robić, bo jak loguję się na moje konto, straszy mnie komunikat: masz 200 nieodebranych wiadomości. I od razu wzbiera we mnie frustracja na te wszystkie śmieci, które piętrzą mi się przed oczyma. Potem w czeluściach tego dziadostwa muszę znaleźć e-maile związane z pracą, z dodatkowymi aktywnościami, z życiem prywatnym... czuję się jak w lesie w poszukiwaniu grzybów.
A tymczasem to takie proste.
1. USUŃ - najprostsza, najbardziej przyjazna porządkowi aktywność. Co z oczu to z serca. Wiele wiadomości nie wymaga naszej interakcji (ani dzisiaj, ani nigdy), więc nadają się prosto do kosza. Gdy jest to reklama, rzućmy okiem i beznamiętnie wyrzućmy do kosza. Albo nawet nie otwierajmy i wyrzućmy. Dokładnie tak jak robimy z ulotkami, które dostajemy gdzieś w przejściu podziemnym.
2. ODDELEGUJ - często wiadomość, którą dostałeś wcale nie jest skierowana do Ciebie, ani nie dotyczy Twoich kompetencji w pracy. Wtedy najlepszym wyjściem jest przekazanie jej komuś, kto może z nią coś zrobić, a pozbycie się niepotrzebnej wiadomości ze swojej skrzynki.
3. WYKONAJ - jeśli wiadomość wymaga od Ciebie działania, które zajmie Ci to mniej, niż 2 minuty, to szybko je zrób. Potem wiadomość usuń albo zarchiwizuj.
4. ODŁÓŻ NA PÓŹNIEJ - jeżeli wiadomość wymaga działania, które zajmie Ci więcej, niż 2 minuty, to dopisz je do listy zadań do wykonania. Potem usuń lub zarchiwizuj.
5. ZARCHIWIZUJ - zastanów się czy wiadomość przyda Ci się w przyszłości. Dobrym pomysłem będzie zachowanie haseł, ważnych projektów, raportów itp. Najlepiej stwórz foldery na swojej skrzynce i tam pakuj wszystkie związane ze sobą tematycznie rzeczy. Archiwum musi być przejrzyste, żebyś łatwo mógł odnaleźć to, czego potrzebujesz.
Jakie są plusy?
- komfort psychiczny
- nie trzeba 2 razy czytać tej samej wiadomości
- porządek na skrzynce
- bieżące usuwanie niepotrzebnych wiadomości
- brak spiętrzonej masy e-maili
W moim przypadku ideę inbox zero pragnę przeciągnąć na telefon komórkowy (SMSy, połączenia) oraz na facebooka. Moim celem jest to, żeby nie "wisiała nade mną" masa wiadomości bez odpowiedzi, bo potrzeba myślenia o tym czy aby na pewno odpowiedziałam na wszystkie wiadomości bardzo zapycha pamięć.
Co pomoże nam w praktykowaniu inbox zero?
Praktykujecie inbox zero? Myślicie, że ta zasada mogłaby się u Was sprawdzić? Jak radzicie sobie z natłokiem wiadomości, informacji, próśb, wymagań i tego wszystkiego, czego wymaga od nas XXI wiek? ;)
Pragnę wprowadzić higienę do mojej skrzynki e-mail, telefonu i facebooka.
- staraj się sprawdzać pocztę najwyżej dwa razy dziennie (chyba, że Twoja praca wymaga innej częstotliwości),
- kasuj niepotrzebne wiadomości NATYCHMIAST - bez sentymentów,
- usuń swój e-mail z bzdurnych list mailingowych. Czasem warto spędzić kilka minut, żeby się wypisać, a potem mieć spokój.
Praktykujecie inbox zero? Myślicie, że ta zasada mogłaby się u Was sprawdzić? Jak radzicie sobie z natłokiem wiadomości, informacji, próśb, wymagań i tego wszystkiego, czego wymaga od nas XXI wiek? ;)
Miałam manię chomikowania sterty wiadomości smsowych, mailowych, facebookowych ze względu na...sentymenty. Kilka miesięcy temu wkurzyłam się i skasowałam wszystko. I tak sukcesywnie kasuje najmniej potrzebne wiadomości wychodząc z założenia, że lepiej mieć porządek ;). Dalej mam problem z odgruzowaniem skrzynki mailowej z przeczytanych (ale czy na pewno potrzebnych) wiadomości ;)
OdpowiedzUsuńWiadomości na facebooku nie da się usunąć z tego co się orientuję.
UsuńKieruję się zasadą 2 minut, jeśli coś zajmuje mi do 2 minut robię natychmiast.
OdpowiedzUsuńTo bardzo dobra zasada, również muszę ją wprowadzić do swojego życia.
UsuńNie chciałoby mi się bawić w coś takiego. To co jest przeczytane i zakończone od razu usuwam. Jakoś wszędzie mam porządek :)
OdpowiedzUsuńZazdroszczę :)
Usuńmam na moim koncie gmail ponad 700 nieprzeczytanych wiadomosci... od pol roku obiecuje zrobic porzadek, jestem beznadziejna... :D
OdpowiedzUsuńtrzeba w koncu zakasac rekawy
Trzeba, oj trzeba! Ja zsynchronizowałam sobie wszystkie skrzynki e-mail i wiadomości ze wszystkich przychodzą mi na jedną główną. Na tamte nawet nie wchodzę, bo wystarczy mi to, że na jednej muszę utrzymać porządek :)
UsuńPrzez Ciebie weszłam na jedną moich skrzynek pocztowych, a tam 346 nieprzeczytanych wiadomości. Niech Cię ... ;)
OdpowiedzUsuńNo to idę zrobić porządek.
Mam nadzieję, że się udało! :)
UsuńZadanie wykonane, wszystkie moje 4 (!) skrzynki wyczyszczone z tysięcy (koło2-3!) wiadomości, które zalegały tam sobie od 2009 (!) roku. Co prawda wszystkie były przeczytane i nie żadne niezałatwione sprawy z maili nie wisiały mi nad głową ponieważ do mnie i tak mało kto piszę z takimi sprawami na maila, po prostu miałam sterty reklam, wiadomości z forów, newsletterów itd itd. Usunęłam to wszystko dla własnej satysfakcji, gdyż od jakiegoś czasu pozbywam się w moim życiu wszystkiego co zbędne i niepotrzebne - głównie materialnie, gdyż reszta jest u mnie dość ascetyczna i nie mam na głowie ani niepotrzebnych mi znajomości, ani niepotrzebnych zobowiązań.
OdpowiedzUsuńNie rozumiem jak można mieć idące w dziesiątki a później setki ilości nieprzeczytanych maili. Jeśli przychodzi do mnie jakaś wiadomość o której z góry wiem ze nie będę nią zainteresowana - bez otwierania klikam wszystkie wiadomości i hurtem oznaczam jako przeczytane.
Teraz pozostanie mi tylko powypisywanie się z niechcianych subskrypcji, ale to będę robić już na bieżąco wraz z pojawianiem się niechcianych wiadomości.
Gabrysia, super! Najgorsze są te sterty reklam, bo otwiera się je (lub nie) i potem zapomina. I tak się nawarstwiają, nawarstwiają aż ich liczba przechodzi ludzkie pojęcie ;) A subskrypcje często są bardzo drażniące... bo nie tak łatwo się z nich wypisać (np. bo zapisałam się do nich 3 lata temu, a teraz nawet nie pamiętam hasła do konta, na które się trzeba zalogować, żeby anulować subskrypcję...).
UsuńMnie problem nie dotyczył w dużym stopniu i właściwie nie przeszkadzał mi taki bajzel w skrzynkach, ale fajnie było to posprzątać, może dzięki temu uniknęłam kłopotów w przyszłości.
UsuńA subskrypcje - cóż, błędy młodości =D Zawsze można zablokować nadawcę.
Moim największym błędem było podawanie ulubionego maila, z którego najczęściej korzystam, przy różnych rejestracjach. Zalewały mnie tony reklam! Teraz już jestem mądrzejsza i mam specjalne spamerskie konto do rejestracji. A z tego oficjalnego kasuję od razu wszystko co niepotrzebne i zostawiam tylko ważne. Zostawienie ważnego maila w czeluściach skrzynki już nie raz uratowało mi życie:-)
OdpowiedzUsuńOj tak, to był też mój błąd. Powinnam założyć wcześniej skrzynkę, która byłaby do rejestracji w różnych serwisach. A na ogólnej skrzynce, żeby zostawały tylko ważne rzeczy :)
Usuńużywam czterech adresów mailowych, w każdej skrzynce mam porządek - systematycznie usuwam wiadomości. Gorzej z sms-ami. Do niektórych mam sentyment ;) w telefonie panuje bałagan :)
OdpowiedzUsuńTak, to jest świetne. W marcu staram się na bieżąco odpowiadać na wszystkie wiadomości, usuwać, archiwizować i to jest rzeczywiście dobre uczucie. Widzę, że mi to pomaga i napędza.
OdpowiedzUsuń